የሂሳብ አያያዝ - ሂሳቦች የሚከፈልበት ሂደት

በሂሳብ አያያዝ ላይ የሂሳብ ክፍል አሰራር ሂደት

I. መግቢያ

ይህ አሰራር የኮሌጅ ገንዘቦችን ደህንነት ለማረጋገጥ ተዘጋጅቷል, የንግድ ሥራ የሚከናወነው በተጠያቂነት, በተሟላ, ወቅታዊነት እና ትክክለኛነት መርሆዎች መሰረት ነው. በእነዚህ መርሆዎች በመመራት HCCC 1) ተገቢውን የክፍያ መጠየቂያ ደረሰኞች በብቃት ለመክፈል ይጥራል። እና 2) በ GAAP መሰረት ያልተጠበቁ እዳዎችን ሪፖርት ያድርጉ። በተጨማሪም ኮሌጁ ሁሉም የማህበረሰቡ አባላት እና ከኮሌጁ ጋር የንግድ ሥራ የሚያከናውኑ ነጋዴዎች በሙሉ ይህንን ፖሊሲ እንዲከተሉ ይጠብቃል። 

የሚከተሉት ሂደቶች ለሻጮች ብቻ የሚደረጉ ክፍያዎችን ይመለከታል። ከሚከተሉት ምድቦች ጋር የተያያዙ ተጨማሪ ሂደቶችን ለማግኘት እባክዎን ይመልከቱ፡- 

1. 1. የጉዞ እና የንግድ ማካካሻ ሂደቶች
   2. የድጋፍ ሂደቶች
   3. በተማሪ መለያ ሂደቶች ላይ ገንዘብ ተመላሽ ማድረግ

II. በእነዚህ ሂደቶች የተጎዱ አካላት

ከዚህ በታች ያሉት ሂደቶች ሁሉንም የሃድሰን ካውንቲ ማህበረሰብ ኮሌጅ ዲፓርትመንቶችን እና ቢሮዎችን ይነካሉ።

III. ፍቺዎች

ተከፋይ መለያዎች የአጭር ጊዜ እዳ አይነት ሲሆን ይህም አንድ ድርጅት በዱቤ ለተገዙ ዕቃዎች እና አገልግሎቶች ለአቅራቢዎቹ ወይም ለአቅራቢዎቹ የሚከፈለውን ዕዳ የሚወክል ነው። ኮሌጁ አቅራቢዎችና አቅራቢዎች በመደበኛ የሥራ ሂደት ውስጥ የሚያገለግሉ ዕቃዎችን እና አገልግሎቶችን የመግዛት ግዴታ አለበት። የሂሳብ ተከፋይ ዲፓርትመንት ("AP Department") ደረሰኞችን የማጣራት እና የማስኬድ እና ደረሰኞችን በኮሌጁ ወክሎ የማጣራት ሃላፊነት አለበት።

የAP ዲፓርትመንት ከዚህ ዓላማ ጋር የተያያዙ ተግባራትን ያከናውናል፡-

1. 1. የክፍያ መጠየቂያ ደረሰኝ
   2. የኤሌክትሮኒክ ክፍያዎች
   3. የአቅራቢ ክሬዲቶችን መከታተል
   4. ከአቅራቢዎች እና ከኮሌጁ ማህበረሰብ የሚመጡ የክፍያ ጥያቄዎችን ማስተናገድ
   5. የሰነድ ማዛመጃ ቁጥጥር
   6. ክፍያዎችን በማስኬድ ላይ
   7. የሂሳብ ስርዓት በይነገጽ
   8. ሰነዶችን እና የክፍያ ታሪክን በማህደር ማስቀመጥ

ተጠያቂነት - የAP ዲፓርትመንት ሁሉም ግዢዎች ክፍያዎችን ከመክፈላቸው በፊት በትክክል የተፈቀዱ መሆናቸውን፣ ደረሰኞች አንድ ጊዜ ብቻ መከፈላቸውን እና የኮሌጅ ንብረቶች ከማጭበርበር እንደሚጠበቁ ያረጋግጣል። በተጨማሪም፣ የAP ዲፓርትመንት ግብይቶች ለኦዲት ዓላማዎች በትክክል መመዝገባቸውን ያረጋግጣል።

ትክክለኝነት - ሁለቱንም የኮሌጁን ያልተጠበቁ እዳዎች እና ወጪዎች በትክክል ሪፖርት ለማድረግ፣ የኤፒ ዲፓርትመንት የአቅራቢዎችን መረጃ በቫውቸር ሂደት እና በአጠቃላይ የሂሳብ መዝገብ ውስጥ ይመዘግባል።

ኢ-ቼኮች ግብይቶች - በቼክ ምትክ ለሠራተኞች የሚደረጉ የኤሌክትሮኒክስ የገንዘብ ክፍያዎች.

የበጀት ማረጋገጫ -የዲፓርትመንቱ የኮሌጁ የፋይናንስ ቁርጠኝነት እና ወጪ ከበጀት መብለጥ እንደሌለበት የሚያረጋግጥበት አሰራር።

ፍጹምነት - ስለ ሁሉም የተስማሙ ዕቃዎች እና ክፍያ ለመፍቀድ ስለተከናወኑ አገልግሎቶች የተወሰነ ፣ አስፈላጊ መረጃ። ይህ የሚከተሉትን መረጃዎች ማካተት አለበት:

1. 1. የክፍያ መጠየቂያ ቁጥር እና ቀን።
   2. የግዢ ትዕዛዝ ቁጥር.
   3. የአቅራቢ ስም፣ አድራሻ እና ሌላ ተዛማጅ የእውቂያ መረጃ።
   4. "ሂሳብ ወደ" እና "መርከብ ወደ" አድራሻዎች.
   5. እቃዎች ወይም አገልግሎቶች የሚላኩበት ቀን(ዎች)።
   6. የተገዙት እቃዎች ወይም የተከናወኑ አገልግሎቶች, እና እቃዎቹ የተሰጡበት ቦታ ወይም የተሰጡ አገልግሎቶች ዝርዝር መግለጫ.

የግዢ ትዕዛዝ (PO) - የግዢ ማዘዣ በኮሌጁ ለአቅራቢው የሚሰጥ ሰነድ ሲሆን ሻጩ የሚያቀርባቸውን ምርቶች እና/ወይም አገልግሎቶች አይነቶችን፣ መጠኖችን እና የተስማሙበትን ዋጋ የሚያመለክት ነው።

ጊዜ አክባሪነት። - በተሰጠው ጊዜ ውስጥ ለዕቃዎች እና አገልግሎቶች የተዘገበ ወጪዎች, የተፈቀደላቸው ደረሰኞችን በወቅቱ ለመክፈል (ኔት 30) እና ማንኛውንም የሚመለከታቸው የአቅራቢዎች ቅናሾችን ለመጠቀም. በነዚህ ምክንያቶች፣ ለAP ዲፓርትመንት የተሟላ ደረሰኝ በወቅቱ ማቅረብ ወሳኝ ነው። ሻጮች ሁሉንም ደረሰኞች በቀጥታ ወደ AP ዲፓርትመንት እንዲልኩ እንጂ ወደ ካምፓስ ግንኙነት እንዳይልኩ መምራት አለባቸው። የ AP ዲፓርትመንት ለአቅራቢዎች ወቅታዊ ክፍያዎችን ለመፍቀድ ሂደት በኮሌጁ ተቀባይ ክፍል ለ AP ዲፓርትመንት ደረሰኝ በወቅቱ ማረጋገጥ አስፈላጊ ነው።

ቫውቸር - ለሻጭ ክፍያ ለመፈጸም ውስጣዊ ፍላጎት. ቫውቸሩ በኮሌጁ ተዘጋጅቶ ለሻጭ የሚሰጥ ሰነድ ደረሰኙ ከደረሰ በኋላ እና ከግዢ ትዕዛዝ እና ሰነዶች መቀበያ ጋር ከተዛመደ በኋላ ነው። የተፈቀዱ ቫውቸሮች፣ ሲሰሩ፣ ቼኮች ወይም ኢ-ቼክ ክፍያዎች ይሆናሉ።

IV. የፖሊሲ ሂደቶች

ከዚህ በታች ያሉት ሂደቶች የኮሌጁን የሂሳብ አከፋፈል ፖሊሲ ለማክበር እና የሂሳብ ክፍያዎች ትክክለኛ መሆናቸውን ለማረጋገጥ ተግባራዊ ይሆናሉ። በትክክል, በትክክል እና በብቃት የተመዘገበ; አንድ ጊዜ ብቻ የተሰራ; እና በሂሳብ መግለጫዎች ውስጥ በትክክል ተመዝግቧል. ክፍያዎችን ለማስኬድ ሁሉም ደረሰኞች በኮሌጁ አሰራር መሰረት መጽደቅ አለባቸው። የሂሳብ ተከፋይ ክፍል የሚከተሉትን ሂደቶች ያከብራል፡

1. ሻጮች ወደ ባልደረባ ፖርታል ሲስተም መግባት አለባቸው። 

2. የተጠናቀቀው W-9 በባልደረባ ፖርታል ሲስተም ውስጥ ካልገባ እና ውሳኔው ቦርድ ካልጸደቀ በስተቀር ሻጮች አይከፈሉም (አስፈላጊ ከሆነ)።

3. በAP ዲፓርትመንት የተቀበሉት የክፍያ መጠየቂያ ደረሰኞች ቀን መታተም አለባቸው።

4. ደረሰኞች በቀጥታ ለAP ዲፓርትመንት መቅረብ አለባቸው። የክፍያ መጠየቂያ ደረሰኝ በቀጥታ ለተቀባዩ ክፍል ከተላከ፣ የመምሪያው ኃላፊነት ዕቃው በአቅራቢው በሚወከልበት ጊዜ ደረሰኙን ከገመገመ እና ከተረጋገጠ በኋላ ወዲያውኑ ወደ AP ዲፓርትመንት ማስተላለፍ እና በክፍያ መጠየቂያው ውስጥ ያሉ አገልግሎቶች መደረጉን ማረጋገጥ ነው። ይህም ክፍያን በውሎች ውስጥ ያመቻቻል እና በትክክለኛ የሂሳብ አያያዝ ላይ መዘግየትን የሚያስከትሉ ደረሰኞችን ያለቦታ ቦታ፣ የጠፉ ወይም የተያዙ ደረሰኞች አደጋን ይቀንሳል እና ለኮሌጁ ከፍተኛ ወጪን ያስወግዳል። ደረሰኞች በክፍል ቢሮዎች ውስጥ መቀመጥ የለባቸውም. 

5. የተፈቀደላቸው የኤፒ ዲፓርትመንት ሰራተኞች ብቻ ወደ የስራ ባልደረባ ፖርታል ሲስተም ገብተው የክፍያ መጠየቂያ ደረሰኞችን ማካሄድ ይችላሉ። 

6. ሒሳብ የሚከፈልባቸው ቫውቸሮች ከዋናው ደረሰኝ፣ ኮሌጁ የግዢ ማዘዣ እና የሸቀጦች እና አገልግሎቶች ደረሰኝ በሰነድ መደገፍ አለባቸው። የግዢ ትዕዛዙ እና የተቀባዩ መረጃ በHCCC ሰራተኞች ወደ ባልደረባ መግባት አለባቸው። 

7. የክፍያ መጠየቂያው ስለ ተሰጡ አገልግሎቶች ወይም እቃዎች፣ እቃዎቹ ወይም አገልግሎቶቹ የሚቀርቡበት ቀን(ዎች) እና አገልግሎቶቹ የተሰጡበት ወይም የደረሱበት የHCCC አካባቢ ዝርዝር መግለጫ መያዝ አለበት። በቂ መረጃ የሌላቸው የክፍያ መጠየቂያዎች ክፍያ ሁሉም አስፈላጊ መረጃዎች እስኪቀርቡ ድረስ ሊዘገይ ይችላል. 

8. ሂሳቡ ለከፊል ክፍያ ከሆነ, ሻጩ በሂሳቡ ወይም በውሉ ላይ ያለውን ዝግጅት በግልፅ ማመልከት አለበት. በነዚህ ሁኔታዎች, ሻጩ ከላይ በ IV.7 እንደተገለፀው ተመሳሳይ የሰነድ ደረጃ እንዲያቀርብ ይፈለጋል. 

9. የክፍያ መጠየቂያ ቁጥሮች ልክ በሻጩ በቀረበው መሰረት ወደ ባልደረባ ፖርታል ሲስተም ገብተዋል። የክፍያ መጠየቂያ ቁጥሩን ማሻሻል ወደ የተባዛ ሂደት ሊያመራ ይችላል። በAP ዲፓርትመንት ከተፈቀደው በስተቀር ማሻሻያ ማድረግ በጥብቅ የተከለከለ ነው።

10. የክፍያ መጠየቂያ መረጃ ግቤት የተሟላ፣ ትክክለኛ እና ትክክለኛ ነው።

11. ሁሉም እቃዎች እና አገልግሎቶች በመምሪያው በባልደረባ ፖርታል ሲስተም ውስጥ መቀበል አለባቸው. በቀጥታ ወደ ማዘዣ ክፍል ለሚላኩ አገልግሎቶች እና እቃዎች፣ የትዕዛዝ ዲፓርትመንት ሃላፊነት ለኤፒ ዲፓርትመንት አገልግሎቶቹ ወይም እቃዎች በአጥጋቢ ሁኔታ እንደተቀበሉ እና ለክፍያ ሂደቱ በስርዓቱ ውስጥ መቀበላቸውን ማሳወቅ ነው። 

12. በግዢ ትዕዛዙ እና በክፍያ መጠየቂያ ደረሰኝ መካከል ያለው ልዩነት ክፍያዎችን ከማካሄድዎ በፊት መጠቆም፣ መመርመር እና መፍትሄ ማግኘት አለበት። ልዩነቶቹ የተለያዩ የአቅራቢዎች ስም፣ የብዛት ልዩነት ወይም የዶላር ልዩነት ያካትታሉ፣ ነገር ግን አይወሰኑም። 

13. የሽያጭ ታክስ በማንኛውም ደረሰኝ ላይ መካተት የለበትም ምክንያቱም ኮሌጁ ከቀረጥ ነፃ የሆነ አካል ነው። የ AP ዲፓርትመንት አስፈላጊ ከሆነ የሽያጭ ታክስ ነፃ ቁጥርን እና የምስክር ወረቀትን ጨምሮ ከቀረጥ ነፃ ሁኔታን ለመደገፍ ሰነዶችን ለአቅራቢው ይሰጣል። 

14. ሁሉም የካፒታል ንብረቶች ግዢ የሚከናወኑት በAP ዲፓርትመንት ነው። 

15. የAP ዲፓርትመንት ሁሉንም የተፈቀደላቸውን ክፍያዎች ወደ መዝገብ አድራሻ ይልካል። ልዩ አያያዝን የሚያካትቱ ማናቸውም ክፍያዎች፣ ለምሳሌ በአዳር ማጓጓዣ ወይም በአካል መወሰድ ያሉ፣ የቅድሚያ ፈቃድ ያስፈልጋቸዋል። የማታ ማጓጓዣ አጠቃቀም እና የክፍያ ችኩል ሂደት በድንገተኛ ሁኔታዎች ብቻ የተገደበ ይሆናል። 

16. የAP ዲፓርትመንት በየሳምንቱ ሁለት ጊዜ ቼኮችን ይፈጽማል። የኤፒ ዲፓርትመንት ቼክ እና ኢ-ቼክ ክፍያዎች በተለዋጭ ቀናት ይከናወናሉ። 

17. Student Refunds are processed in the Student Accounts’s Office, and checks are issued through the AP Department once a week.

18. ሌሎች የክፍያ ዓይነቶች (ለምሳሌ የግዢ ማዘዣ እና የጥሬ ገንዘብ ቫውቸር) በማይተገበሩበት ጊዜ ክፍያ ጥያቄን ያረጋግጡ። ማንኛውም ዕቃ ለመግዛት ትእዛዝ በግዥ ክፍል መከናወን አለበት።   

19. ሌላ ቼክ ከመውጣቱ በፊት የጠፉ፣ የተባዙ እና የቆዩ ቼኮች መመርመር አለባቸው። የAP ዲፓርትመንት ኦፊሰር ሁሉም ምርመራዎች ከተጠናቀቁ በኋላ በባልደረባ ስርዓት ውስጥ ያሉትን ሁሉንም የቼክ ማስተካከያዎች ያካሂዳል።

20. አዎንታዊ የክፍያ ዳታ ከእያንዳንዱ የቼክ ክፍያ ቡድን በኋላ ወደ ባንክ ይተላለፋል።

21. ይህንን ፖሊሲ በተመለከተ ማንኛቸውም ጥያቄዎች ወደ AP ዲፓርትመንት ኦፊሰር መቅረብ አለባቸው። ጥያቄዎች በኤሌክትሮኒክ መንገድ ወደ ተከፋይ አካውንቶች ሊላኩ ይችላሉ። apFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITYኮሌጅ. በአማራጭ፣ የAP ዲፓርትመንት ኦፊሰሩን በ (201) 360-4055 ማግኘት ይቻላል።

በካቢኔ የጸደቀ፡ ጁላይ 2021
ተዛማጅ የቦርድ ፖሊሲ: የሂሳብ አያያዝ, ሂሳብ የሚከፈል

ወደ Policies and Procedures