የሂሳብ አያያዝ - የጉዞ ማካካሻ ሂደት

የጉዞ ማካካሻ ላይ የሂሳብ ክፍል ሂደት

I. መግቢያ

የዚህ የጉዞ ሂደት አላማ በሁድሰን ካውንቲ ኮሚኒቲ ኮሌጅ ("ኮሌጅ") ንግድ ላይ በሚጓዙበት ጊዜ የኒው ጀርሲ ግዛት ተቀጣሪዎች ተብለው የተገለጹትን ለሁሉም ሰራተኞች መሰረታዊ መመሪያዎችን ማውጣት ነው። የዚህ አሰራር አላማ ግለሰቡ ተጓዥ በይፋዊ የኮሌጅ ንግድ ላይ በሚጓዝበት ጊዜ የግል ገንዘቦችን አያገኝም ወይም አያጣም. ሁሉም የሚከፈልበት ጉዞ ከማንኛውም ጉዞ በፊት ፍቃድ ሊሰጠው ይገባል። ሁሉም የተፈቀደ ጉዞ ግቦችን ለማሳካት ወይም የአንድ የተወሰነ ክፍል ኃላፊነቶችን ለመወጣት አስፈላጊ መሆን አለበት እና ለኮሌጁ በጣም ኢኮኖሚያዊ እና ተግባራዊ በሆነ መንገድ መከናወን አለበት።

1. የኮሌጁ ፖሊሲ ከተፈቀደ የንግድ ጉዞ ጋር በተያያዘ ለወጡት ምክንያታዊ እና አስፈላጊ ወጪዎች ሰራተኞችን መመለስ ነው።
2. ከኮሌጅ ጋር በተገናኘ ንግድ ላይ ለመጓዝ የሚፈልግ ሰራተኛ ከሰራተኛው ተቆጣጣሪ የመጀመሪያ ደረጃ ፍቃድ ከተቀበለ በኋላ የጉዞ መጠየቂያ ቅጽ (የጉዞ ወጪዎች ከ$100 በላይ ይሆናል ተብሎ የሚጠበቅ ከሆነ) እና ካስፈለገም የቼክ መጠየቂያ ቅጽ መሙላት አለበት። የጉዞው አላማ እና የጉዞውን ወጪ ለመሸፈን የሚገኘው የገንዘብ ምንጭ(ዎች) የሂሳብ ቁጥሩ በተጠየቁት ቅጾች ላይ መጠቆም አለበት።
3. ቅጾቹ ከጉዞው በፊት በሠራተኛው ተቆጣጣሪ እና ኃላፊነት ባለው ዲን ወይም የሥራ አስፈፃሚ ካቢኔ ፊርማ መፈረም አለባቸው። እነዚህ ፊርማዎች የሰራተኛውን የጉዞ ጥያቄ እና የኮሌጅ ገንዘብ መኖሩን ማጽደቁን ያመለክታሉ። ለአስተዳዳሪዎች እና ስራ አስፈፃሚዎች ለመጓዝ ቅጾቹ በፕሬዚዳንቱ መጽደቅ አለባቸው።
4. ጉዞው ሲጠናቀቅ፣ የጉዞ ማካካሻ ፎርም ከጉዞ መጠየቂያ ቅጽ (አስፈላጊ ከሆነ) ጋር መሞላት አለበት፣ እና ሁሉም ተገቢ ደረሰኞች መያያዝ አለባቸው። ሰራተኛው ለሂደቱ ቅጾቹን እና ደረሰኞችን ለሂሳብ ክፍል ያቀርባል. ተቆጣጣሪው ለሁሉም የጉዞ ማካካሻ ቅጾች የመጨረሻ ገምጋሚ/አጽዳቂ ነው።
5. የሚከተሉት የማካካሻ ድጎማዎች በሥራ ላይ ይውላሉ፡

ሀ. የምግብ አበል - የድጋፍ ክፍያዎችን ጨምሮ፣ ኮሌጁ በጠቅላላ አገልግሎቶች አስተዳደር ("ጂኤስኤ") በተተገበረው በቀን የፌደራል ክፍያን ይፈቅዳል። ደረሰኞች ወጪዎችን መደገፍ አለባቸው. በኮንፈረንስ ወይም በማህበር መመዝገቢያ ክፍያዎች ውስጥ ለተካተቱት የምግብ ወጪዎች እንዲመለስ ምንም አይነት ጥያቄ ሊኖር አይገባም። አካባቢ ላይ ተመኖች ላይ ተጨማሪ መረጃ ለማግኘት እባክዎ በ ላይ መመሪያዎችን ይገምግሙ https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates/per-diem-rates-lookup/?action=perdiems_report&state=&fiscal_year=2021&zip=07306&city.
 
ለ. የመኪና አበል - የሰራተኛውን የግል አውቶሞቢል በአከባቢ ወይም በአጭር ርቀት ጉዞ ምክንያት የሚያስፈልገው ከሆነ ሰራተኛው ተገቢውን የጉዞ መጠን፣ የክፍያ እና የመኪና ማቆሚያ፣ የጉዞ ርቀት ማረጋገጫ እና ወጪ ደረሰኝ ይከፈለዋል። የሚመለከተው የርቀት ፍጥነት በተለምዶ የአይአርኤስ ተቀባይነት ያለው ተመን ነው።

ሐ. ደረሰኞች - ለሁሉም የወጪ ማካካሻዎች ያስፈልጋል. ያለ ደጋፊ ደረሰኞች ምንም ወጪዎች አይመለሱም።

6. ተቀጣሪው የጉዞ ክፍያ ማካካሻ ቅጹን ለሂሳብ ክፍል ከማቅረቡ በፊት ቅጹን እና ደጋፊ ሰነዶችን ለሰራተኛው የበላይ ተቆጣጣሪ እና ለሚመለከተው ዲን ወይም ስራ አስፈፃሚ ማፅደቅ እና የይገባኛል ጥያቄው የሚመለሰው ወጪ በገደብ እና አበል ውስጥ መሆኑን ማረጋገጥ አለበት። ኮሌጅ. የሰራተኛው ሱፐርቫይዘር “ተመጣጣኝ እና አስፈላጊ” ወጪዎችን ብቻ የማካካሻ ጥያቄውን ገምግሞ ማጽደቁ አስፈላጊ ነው። በፖሊሲው ወይም በሂደቱ ውስጥ ያልተዘረዘረ አንድ ንጥል ለማጽደቅ ከቀረበ ተቆጣጣሪው የንግድ ውሳኔን በመጠቀም ክስ ይመሰረትበታል።

7. የጉዞ ጥያቄ (አባሪ ሀ) እና የጉዞ ማካካሻ (አባሪ ለ) ቅጾች በኮሌጅ ፋይናንስ ፖርታል ላይ ይገኛሉ።

II. ማጽደቂያዎች

ይህ አሰራር ሁሉንም የአስተዳደር ሰራተኞችን፣ መምህራንን እና ሰራተኞችን እና ሌሎች ኮሌጁን ወክለው እንዲጓዙ ስልጣን የተሰጣቸውን ያካትታል። ይህንን አሰራር ማክበር በኮሌጅ ንግድ ላይ የሚጓዝ ግለሰብ ሃላፊነት ነው። ይህ አሰራር የገንዘብ ምንጭ ምንም ይሁን ምን ለሁሉም ጉዞዎች ይሠራል።

የጉዞ ማካካሻ ከስጦታ ወይም ከኮንትራት ከሆነ ሰራተኛው በቅድሚያ ፈቃድ ማግኘት አለበት Grants ሁሉም የሚጠበቁ የጉዞ ወጪዎች በስጦታ ወይም በኮንትራት ውል መሠረት እንዲመለሱ የሚፈቀድላቸው መሆኑን ለማረጋገጥ የቢሮ ወይም የኮሌጅ አካውንቲንግ ዲፓርትመንት።

በኦፊሴላዊ የኮሌጅ ንግድ ላይ የሚጓዙ ሰራተኞች አስተዋይ የሆነ ሰው በራሱ ወጪ በግል ንግድ ላይ ቢጓዝ የሚያወጣውን ወጭ ለመወጣት ተመሳሳይ ጥንቃቄ እንዲያደርጉ ይጠበቅባቸዋል። ለተፈቀደ የጉዞ ወጪ የሚመለሰው በእነዚህ የኮሌጅ የጉዞ ሂደቶች መሰረት ብቻ ነው።

ሀ. የጉዞ ማረጋገጫዎች
ሁሉም ኮንፈረንስ፣ ኮንቬንሽን፣ የሰራተኞች ስልጠና፣ ወርክሾፕ እና ሴሚናር ጉዞ በዚህ አሰራር መሰረት ቅድመ ፍቃድ ያስፈልጋቸዋል።

ለ. የሚፈቀዱ ወጪዎች
የማካካሻ የጉዞ ወጪዎች የኮሌጁን ኦፊሴላዊ ንግድ ለመገበያየት አስፈላጊ ለሆኑ ወጪዎች ብቻ የተገደቡ ናቸው። በተጓዥው / ሷ ኦፊሴላዊ ሥራ አፈፃፀም ውስጥ ለተጓዥው ተራ ምቾት በአጋጣሚ የተገኙ ትክክለኛ እና አስፈላጊ ወጪዎች ብቻ ይከፈላሉ ። የንግድ ሥራ ወጪዎች ምክንያታዊ እና አስፈላጊ መሆን አለባቸው. የተከፈለው መጠን በተለመደው ተቀባይነት ባለው መስፈርት እስካልተገኘ ድረስ ለጠቃሚ ምክሮች፣ የድጋፍ ክፍያዎች እና ተመሳሳይ ክፍያዎች ማካካሻ ይፈቀዳል።  

ሐ. ልዩ ወጭዎች
ከጉዞው በፊት ሊጠበቁ ያልቻሉ፣ ወይም ከሚፈቀደው ከፍተኛ መጠን በላይ የሆኑ ያልተለመዱ ወይም ያልተለመዱ ወጪዎችን እንዲመልሱ የሚጠየቁ ጥያቄዎች ተመላሽ ከመደረጉ በፊት ይፀድቃሉ። በጉዞ ማካካሻ ፎርም ላይ ወጪዎችን የሚጠይቁ ሁኔታዎችን የሚገልጽ የጽሁፍ ማመካኛ መሞላት አለበት ፣ እና ሁሉም አግባብነት ያላቸው ደጋፊ ሰነዶች ፣ ይህም በቀጥታ ለሚመለከተው ክፍል ኃላፊ ፣ ዲን ወይም ምክትል ፕሬዝዳንት መላክ አለበት ። ፕሬዚዳንቱ ለስራ አስፈፃሚዎች ወይም ባለአደራዎች ያልተለመዱ ሁኔታዎችን ማጽደቅ አለባቸው። የሰነዱ ማጽደቂያው ከሚመለከታቸው ቅጾች ጋር ​​ተያይዟል እና ለሂሳብ ማካካሻ መቅረብ አለበት. 

D. ልዩ ሁኔታዎች
በነዚህ ፖሊሲዎች ውስጥ ምንም አይነት ልዩ የጉዞ ፍላጎት ያላቸው ሰራተኞች ተገቢውን የመምሪያ ኃላፊ፣ ዲን ወይም ምክትል ፕሬዝደንት እና አስፈላጊ ከሆነ የኮሌጁን ፕሬዝዳንት ማነጋገር አለባቸው።

III. ሂደት

ሀ. የማጽደቅ ሂደት

1. ከኮሌጅ ጋር በተያያዙ ጉዳዮች ለመጓዝ የሚፈልግ ሰራተኛ የሱ/ሷን ተቆጣጣሪ ስምምነት ካገኘ በኋላ የጉዞ መጠየቂያ ቅጽ መሙላት አለበት።
2. የጉዞ መጠየቂያ ቅጽ (ኤግዚቢሽን ሀ) በሰራተኛው አባል መሞላት አለበት በሱፐርቫይዘሩ እና በተጠያቂው ዲን ወይም ምክትል ፕሬዝደንት ሁሉም የምሽት ጉዞ እና የተከራዩ ተሽከርካሪዎች ዋጋ ምንም ይሁን ምን። ፕሬዚዳንቱ በአስተዳዳሪዎች እና በአስፈፃሚ መኮንኖች የጉዞ ቅጾችን ማጽደቅ አለባቸው።
3. የጉዞ መጠየቂያ ቅጽ ውድቅ ከተደረገ ወይም ውድቅ ከተደረገ ምንም ወጪ አይመለስም።
4. ሁለት ወይም ከዚያ በላይ ሠራተኞች ለተመሳሳይ ዓላማ እንዲጓዙ ሲጠበቅ፣ እያንዳንዱ ግለሰብ የተለየ የጉዞ መጠየቂያ ቅጽ ማቅረብ አለበት። ለተመሳሳይ ዓላማ የሚጓዙ ሌሎች ሰራተኞች(ቶች) በቅጹ ላይ መጠቀስ አለባቸው።
5. የተፈቀደው የገንዘብ ማካካሻ መጠን በዲን፣ በምክትል ፕሬዝዳንቱ ወይም በፕሬዝዳንቱ ውሳኔ በተወሰነ መጠን ሊገደብ ይችላል።

B. የጉዞ መጠየቂያ ቅጽ ዝግጅት እና ስርጭት

1. ሰራተኛው የጉዞ መጠየቂያ ቅጹን አዘጋጅቶ ለሱፐርቫይዘሯ ያስገባል።
2. በተቆጣጣሪው ተቀባይነት ካገኘ፣ ተቆጣጣሪው እንደአስፈላጊነቱ ቅጹን ለዲን ወይም ለካቢኔ አባል ያስተላልፋል።
3. በዲኑ ወይም በካቢኔው አባል ተቀባይነት ካገኘ፣ ዲኑ ወይም የካቢኔው አባል አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ በሂሳብ ተከፋይ ኦፊሰር እና/ወይም በገንዘብ ሰጪ አካውንታንት እንዲረጋገጥ ቅጹን ለንግድ ቢሮው ማቅረብ አለባቸው።

C. የሰራተኞች ስልጠና

የሰራተኞች ስልጠና የሰራተኛውን ክህሎት ለማሳደግ፣ በቴክኖሎጂ እድገቶች ውስጥ ያሉ ክህሎቶችን ለማስቀጠል እና/ወይም እውቀት/አዲስ መረጃ ለማግኘት የሚጠየቀው በሰራተኛው አባል ተቆጣጣሪ ቅድመ ይሁንታ ያስፈልገዋል። ጉዞን የሚመለከት ከሆነ፣ በዚህ አሰራር መሰረት የጉዞ መጠየቂያ ቅጽ ተዘጋጅቶ እንዲፀድቅ መቅረብ አለበት። ከላይ እንደተገለፀው፣ ምንም አይነት ወጪ ሳይደረግ፣ ለኪራይ ተሽከርካሪዎች እና ለሊት ማረፊያ የጉዞ መጠየቂያ ቅጽ ያስፈልጋል።

V. መጓጓዣ

ተግባራዊ በሆነበት ቦታ ሁሉ ተጓዦች እጅግ በጣም ኢኮኖሚያዊ የመጓጓዣ መንገዶችን መጠቀም ይጠበቅባቸዋል. አስተዳደራዊ ጉዞ በኮሌጅ ባለቤትነት የተያዘ፣ የግል ወይም የተከራየ ተሽከርካሪ፣ የህዝብ አገልግሎት አቅራቢ፣ ታክሲ ወይም የመኪና አገልግሎት መጠቀምን ሊያካትት ይችላል።

ሀ. የኮሌጅ ተሽከርካሪዎች
የኮሌጅ ተሽከርካሪዎች ከኮሌጅ ጋር ለተያያዙ ጉዞዎች ብቻ ሊያገለግሉ ይችላሉ እንጂ ለግል ጥቅም ሲባል በአስተዳደር ቦርድ ካልተፈቀደ በስተቀር። ኦፕሬተሮች ሁሉንም የሚመለከታቸው የተሽከርካሪ ህጎችን እና መመሪያዎችን ማክበር፣ ህጋዊ የመንጃ ፍቃድ ያላቸው እና የኮሌጁን ተሽከርካሪ በሚጠቀሙበት ጊዜ ወይም ምክንያት ለደረሰባቸው የተሽከርካሪ ጥሰቶች እና የመንቀሳቀስ ጥሰቶች ሁሉ በግላቸው ተጠያቂ መሆን አለባቸው። 
የኮሌጅ ተሽከርካሪዎችን ለመያዝ እና ለማንሳት ዝግጅቶች ከኮሌጅ መገልገያዎች ወይም ከደህንነት ጽ / ቤት ጋር መደረግ አለባቸው. የደህንነት ቢሮ ለኮሌጅ ተሽከርካሪዎች የተፈቀደላቸው አሽከርካሪዎች ዝርዝር ይይዛል። የኮሌጁን መኪና በሚጠቀሙበት ወቅት ያልተለመዱ ወጪዎች (ለምሳሌ የጎማ ጥገና፣ የተሸከርካሪ እቃዎች መጠገን) በቂ የጽሁፍ ማብራሪያ እና ደረሰኞች ገብተው ጸድቀዋል።  

ለ. በግል የተያዙ ተሽከርካሪዎች
በግል ባለቤትነት የተያዙ ተሽከርካሪዎችን ለኦፊሴላዊ ንግዶች የሚጠቀሙ ሰራተኞች አባላት ለኪሎ ሜትር ክፍያ የሚከፈሉት በውስጥ ገቢ አገልግሎት (IRS) በተገለጸው መጠን ነው። ለክፍያ እና ለመኪና ማቆሚያ ወጪዎች ወጪዎች በወጣው ወጪ ይመለሳሉ። 

ሐ. የኪራይ ተሽከርካሪዎች
እንደ የህዝብ ማመላለሻ አለመገኘት ወይም ሌሎች የጉዞ መንገዶች አዋጭ አለመሆን ያሉ አንዳንድ ያልተለመዱ ሁኔታዎች የተሽከርካሪ ኪራይ ሊጠይቁ ይችላሉ። በእንደዚህ ዓይነት ሁኔታዎች ውስጥ, ምንም እንኳን ዋጋ ቢኖረውም, ሰራተኛው ከጉዞው ቀን በፊት በጉዞ መጠየቂያ ቅጽ ላይ ለኪራይ ተሽከርካሪ አጠቃቀም የጽሁፍ ማረጋገጫ መስጠት አለበት. ማረጋገጫው የኪራይ ፍላጎትን ይጠቅሳል፣ ሌላ መጓጓዣ የማይገኝበትን ወይም ለመጠቀም የሚቻልበትን ምክንያቶች ያቀርባል እና የተገመተውን አጠቃላይ ወጪ ይጨምራል። ማጽደቁ፣ ከተሰጠ፣ በኢኮኖሚ ወይም መካከለኛ መጠን ያለው ተሽከርካሪ ኪራይ ላይ ብቻ የተገደበ ይሆናል። የተከራዩ ተሽከርካሪዎች አሁን ካለው የገበያ ዋጋ በማይበልጥ ዋጋ መሆን አለባቸው እና የኪራይ ስምምነት ኦዲሜትሪ ንባቦች መነሻ እና መመለሻ ቦታ ላይ ያሉት ኦሪጅናል ቅጂዎች እና የክፍያ ማረጋገጫዎች ለዚህ ወጪ ከጉዞ ቫውቸር ጋር መያያዝ አለባቸው ። የሚከፈልበት. 

መ. የህዝብ አጓጓዦች
ወደ መድረሻው መሄድ እና መድረሻው በጣም ቀጥተኛ እና ኢኮኖሚያዊ መንገድ መሆን አለበት. ክፍያው በሕዝብ አጓጓዥ (ለምሳሌ ባቡር፣ አውቶቡስ፣ አውሮፕላን) የጉዞ ትክክለኛ ወጪ ላይ የተመሰረተ ነው። ለባቡር እና ለአውሮፕላን ጉዞ ዋናው ደረሰኝ ያስፈልጋል። የአሰልጣኝ ወይም የኤኮኖሚ ክፍል ለአውሮፕላን እና ለባቡር ጉዞ ይውላል።

ኢ ታክሲዎች እና አየር ማረፊያ የመኪና አገልግሎት
አስፈላጊ የታክሲ ታክሲ ክፍያዎች ይፈቀዳሉ፣ ነገር ግን የህዝብ ማመላለሻ በቀላሉ በማይገኝበት፣ ተግባራዊ ወይም ድንገተኛ ሁኔታ በሚፈጠርበት ጊዜ ብቻ ነው። በመደበኛነት የታቀዱ የመኪና አገልግሎቶች ከሰራተኛው ቤት እና አየር ማረፊያ፣ እና ወደ አየር ማረፊያ እና የጉዞ መድረሻው የህዝብ ማመላለሻ በማይኖርበት ጊዜ ወይም ተግባራዊ ሲሆን እና የመኪና አገልግሎት ከታክሲ ያነሰ ዋጋ ያለው ከሆነ ብቻ ነው ። 

VI. ኮንቬንሽኖች, ኮንፈረንስ, የሰራተኞች ስልጠናዎች, አውደ ጥናቶች

ሀ. ፍቺ፡- የኮንፈረንስ ጉዞ እና ኮንቬንሽን ጉዞ ማለት ከሠራተኛው ተግባር እና ኃላፊነት ጋር በቀጥታ ያልተገናኘ ነገር ግን ለሚከተለው የሚደረግ ጉዞ ተብሎ ይገለጻል።

1. 1. የባለሙያ ክህሎቶችን ማሻሻል.
   2. የመረጃ፣ የሃሳብ ልውውጥ እና ዘዴ።
   3. የኮሌጁን ምስል ማስተዋወቅ.

ከዩናይትድ ስቴትስ ውጭ ለመጓዝ፣ ወጪው ምንም ይሁን ምን፣ የዲን፣ የዲቪዥን ምክትል ፕሬዘዳንት እና የኮሌጁ ፕሬዝደንት ይሁንታ ያስፈልገዋል። 

ለ. ወጪዎች፡- ለአውራጃ ስብሰባዎች፣ ኮንፈረንሶች፣ የሰራተኞች ስልጠናዎች፣ ዎርክሾፖች፣ የስልጠና ሴሚናሮች እና ከ24-ሰአት በላይ ለሚሆኑ ጉዞዎች የአዳር ማረፊያ ለሚፈልጉ (የፓኬጅ አደረጃጀት ማረፊያ እና ምግብን እንደ የታቀዱ ተግባራት ዋና አካል የሚያካትት ሁኔታዎችን ጨምሮ) የሚፈቀደው ( GSA) በየእለቱ የሚከፈለው ክፍያ (በማህበር ውል) ለትክክለኛ ምክንያታዊ ወጪዎች የተገደበ ነው። 

ሐ. የቀን ጉዞዎች፡- የአንድ ቀን ጉዞዎች በአንድ ጀምበር ማረፍን የማያካትቱ ምግቦች ጉዟው በኮሌጁ አካባቢ ወይም አካባቢ የምግብ ወጪው ከሚበልጥባቸው አካባቢዎች ካልሆነ በስተቀር አይመለስም ወይም የቀን ጉዞው የሚፈጀው ጊዜ ከአንድ በላይ ከሆነ የተለመደ የሥራ ቀን.

መ. የመኖሪያ ወጪዎች፡- የጉባኤ፣ የአውራጃ ስብሰባ፣ የሰራተኞች ስልጠና፣ ወዘተ በታቀዱ ተግባራት ውስጥ ዋና አካል ለሆኑት ለማደሪያ እና ለምግብ ወጪዎች ሙሉ በሙሉ የሚመለሱ ናቸው። ማረፊያ የዝግጅቱ ዋና አካል ካልሆነ ሰራተኞች በቢዝነስ ደረጃ ሆቴል ውስጥ ላለ አንድ መደበኛ ክፍል ማካካሻ መብት አላቸው. 

ኢ. የምዝገባ ክፍያዎች፡- ለአውራጃ ስብሰባዎች ወይም ዎርክሾፖች የምዝገባ ክፍያዎች ተመላሽ ናቸው። ኦሪጅናል የተከፈለባቸው ደረሰኞች ለምዝገባ ክፍያ መቅረብ አለባቸው። 

ረ. ያልተካተቱ ወጪዎች

1. 1. የመጀመሪያ ደረጃ የአየር ጉዞ. እንደዚህ ያሉ ማረፊያዎች የሚፈቀዱት አነስተኛ ዋጋ ያላቸው መኖሪያ ቤቶች በማይገኙበት ወይም በማይቻልበት ጊዜ ብቻ ነው። አንደኛ ደረጃ የአየር ጉዞ የፕሬዚዳንቱን ልዩ ፈቃድ ይጠይቃል። 
   2. እንደ የቫሌት አገልግሎት፣ መዝናኛ፣ የአልኮል መጠጦች እና ሌሎች ተመሳሳይ ተፈጥሮ ወጪዎች ያሉ የግል ተፈጥሮ ወጪዎች።
   3. በግል፣ በኮሌጅ ባለቤትነት ወይም በኪራይ ተሽከርካሪ በሚያሽከረክሩበት ጊዜ ለማቆሚያ፣ ለሚንቀሳቀሱ ጥሰቶች ወይም ከሚመለከታቸው ህጎች መጣስ ጋር የተያያዙ ቅጣቶች።
   4. ለተጓዡ የግል ምቾት ወይም በእረፍት ጊዜ፣ በጉዞ ላይ መቆራረጥ ወይም ከትክክለኛው መንገድ ማፈንገጥ በሚፈጠርበት ጊዜ፣ የሚፈቀደው ገንዘብ በጣም ኢኮኖሚያዊ ከሆነው መንገድ ወጪ መብለጥ የለበትም። 
   5. የሆቴል መስተንግዶ ከገበያ በላይ በሆነ የንግድ ዋጋ የሚፈቀደው የሰራተኛውን የጉዞ እቅድ ግምት ውስጥ በማስገባት ሌሎች ማረፊያዎች ከሌሉ ወይም ተግባራዊ ካልሆኑ ብቻ ነው። ገንዘቡን ለመመለስ የጽሁፍ ማረጋገጫ እና ማረጋገጫ መገኘት አለበት። የኮሌጁ ፕሬዝዳንት ይህንን ጥያቄ ያፀድቃል።

VII. የወደፊት ሰራተኞች እና የእንግዳ ተናጋሪዎች

የወደፊት ሰራተኞች እና የእንግዳ ተናጋሪዎች የጉዞ ወጪዎች በዚህ አሰራር በተገለጸው መሰረት በኮሌጅ ንግድ ላይ ለሚጓዙ ሰራተኞች በተመሳሳይ ሁኔታዎች፣ ገደቦች እና መስፈርቶች መፀደቅ እና መመለስ አለባቸው። ሆኖም ለቀጣይ ሰራተኞች እና ለእንግዶች ተናጋሪዎች የጉዞ ክፍያ በፍላጎት የተሞላ ነው።

ከአስተዳዳሪዎች ቦርድ ፈቃድ ውጭ ለሚንቀሳቀሱ ወጪዎች ክፍያ መመለስ አይፈቀድም።

ዲን፣ የመምሪያው ኃላፊ ወይም የፍለጋ ኮሚቴ ሰብሳቢ ለግለሰብ የጉዞ መመሪያዎችን እና ሂደቶችን በተለይም የተሸፈኑ እና ያልተካተቱ ወጪዎችን በሚመለከቱ እና ለጉዞ ወጪዎች እንዴት እንደሚመለሱ የማሳወቅ ሃላፊነት አለበት። ለሚፈቀዱ ወጪዎች አሰራሩ እንደሚከተለው ነው።

1. የእጩው ቃለ መጠይቅ እንደታቀደ፣ የመምሪያው ኃላፊ ወይም ሊቀመንበሩ አስፈላጊውን ፈቃድ ለማግኘት የጉዞ መጠየቂያ ቅጽ ማዘጋጀት አለባቸው። የጉዞ መጠየቂያ ቅጹ ቃለ መጠይቅ የተደረገበትን የስራ ቦታ ርዕስ መጠቆም አለበት። 
2. ሲፀድቅ፣የመምሪያው ኃላፊ ወይም የፍለጋ ኮሚቴ ሰብሳቢው እጩው ማንኛውንም ሆቴል ወይም ሌላ ትራንስፖርት፣ ማረፊያ ወይም የምግብ አገልግሎት የሚሰጥ ሻጭ በቀጥታ እጩውን እንዲከፍል እንዲጠይቅ ይመክራል። ማንኛውም የኮሌጅ ሰራተኛ ከእጩ ቆይታ ጋር ለተገናኙ አገልግሎቶች መክፈል የለበትም። እጩው በቀረበ በሁለት (2) ሳምንታት ውስጥ ክፍያ ይከፈለዋል። 
3. የመምሪያው ኃላፊ ወይም ሊቀመንበሩ የእጩውን ፊርማ የያዙ ሁሉንም የጉዞ ወጪዎች ዝርዝር ያገኛሉ። ይህን ቅጽ ማስረከብ ወዲያውኑ ለንግድ ቢሮ መቅረብ አለበት።
4. ለእያንዳንዱ እጩ የተለየ የክፍያ መጠየቂያ እና የግዢ ማዘዣ ቅጽ መዘጋጀት አለበት። 

VIII የጉዞ ወጪዎችን መመለስ

የጉዞ ማካካሻ ቫውቸር (አባሪ ለ) ጉባኤው ወይም ጉዞው ከተጠናቀቀ በኋላ ባሉት ሁለት (2) ሳምንታት ውስጥ ተሞልቶ መቅረብ አለበት። የተፈቀደላቸው የጉዞ ወጪ ቫውቸሮች ለንግድ ቢሮው የሂሳብ መዝገብ ክፍል ከሁሉም ኦርጅናሌ ደረሰኞች እና ደጋፊ ሰነዶች (የምስክር ወረቀት/የመግባት ወረቀት) ጋር በመሆን ገንዘቡን ለመመለስ ለሚጠየቁ ወጪዎች በሙሉ መቅረብ አለባቸው።

1. የአይአርኤስ የጉዞ ህጎች ከወጪው ቀን ጀምሮ በስልሳ (60) ቀናት ውስጥ በጉዞ ላይ የተደረጉ ማሻሻያዎች ቅድመ ሁኔታዎችን በተቀበሉት ግለሰብ ቅጽ W-2 ላይ ሪፖርት የሚደረጉ ገቢዎችን እንደሚያስገኝ ይደነግጋል።
2. የጉዞ ማካካሻ ቫውቸር የሚከተሉትን መረጃዎች መያዝ አለበት፡-

1. 1. ባለ አስር ​​አሃዝ መለያ ቁጥር እየሞላ ነው።
   2. የተጓዦች ስም እና አድራሻ.
   3. የተፈቀደ የጉዞ ጥያቄ ቅጽ (የሚመለከተው ከሆነ)።
   4. የጉዞ ቀን፣ መድረሻ፣ ማይል ርቀት፣ የክፍያ መጠየቂያዎች እና ሌሎች ወጪዎች። 
   5. የማደሪያ ወጪዎች ከሌሎች ጋር በሚካፈሉበት ጊዜ, ይህ እውነታ በቫውቸር ላይ መገለጽ አለበት. እንደዚህ ባሉ ጉዳዮች ላይ የሚከፈለው ወጪ በተጓዥው ተመጣጣኝ ድርሻ የተወሰነ ነው።
   6. የርቀት ወጪ፡ ለንግድ አላማዎች የሚደረግ ሽግግር በአንድ ማይል በሚሰራው ማይል/የክፍያ መጠን ተባዝቷል። የተጓዘውን ማይል ርቀት ለመደገፍ ጎግል ካርታዎች/አቅጣጫዎችን ወይም ተመሳሳይ ሰነድ ያያይዙ። 
   7. ቀደም ሲል እንደተገለፀው ቫውቸሩ መጽደቅ አለበት።
   8. የጉዞ ወጪዎችን ከፊል ተመላሽ ማድረግ፡- በአንዳንድ ሁኔታዎች የሰራተኞች አባላት ለጉዞ ያወጡትን ወጪ በከፊል ብቻ እንዲመለስላቸው ይጠይቃሉ። እንደዚህ ባሉ ጉዳዮች ላይ አጠቃላይ ወጪዎች በቫውቸር ላይ በዝርዝር መቅረብ አለባቸው ነገር ግን የተጠየቀው ትክክለኛ መጠን ብቻ በ "ጠቅላላ" ብሎክ ውስጥ ማስገባት እና "ብቻ ክፍያን መጠየቅ" የሚለው ሐረግ በቫውቸሩ አካል ውስጥ መፃፍ / መፃፍ አለበት. 
   9. በዚህ ውስጥ የተቀመጠውን የመመለሻ ሂደት የማያከብሩ እና/ወይም የጎደሉ መረጃዎች ለሂሳብ ተከፋይ የገቡ ቫውቸሮች ለክለሳ ወደ ጠያቂው ይመለሳሉ።
   10. ከደረሰኞቹ የመጀመሪያ ቅጂዎች ጋር የገቡት የጉዞ ወጪዎች ብቻ ተመላሽ ይሆናሉ። ያለ አስፈላጊው ደጋፊ ሰነዶች ወይም ደረሰኞች ቅጂዎች የቀረበ ማንኛውም ቫውቸር አስፈላጊውን ሰነድ ለመሙላት/ለማስረከብ ወደ አመንጪው ይመለሳል። 
   11. ያልተለቀቁ የጥሬ ገንዘብ እድገቶች ጉዞው በተጠናቀቀ በስልሳ (60) ቀናት ውስጥ ለንግድ ቢሮው በጥሬ ገንዘብ ይከፈላል ወይም በቼክ ይከፈሉ። በዚህ ጊዜ ውስጥ ያልተወጣ ማንኛውም የቅድሚያ ክፍያ እንደ ታክስ የሚከፈል የገቢ መጠን በ W-2 ቅፅ አሁን ባለው የ IRS ደንቦች መሰረት ሪፖርት ይደረጋል። 

የጉዞ ጥያቄ ቅጽ

በካቢኔ የጸደቀ፡ ጁላይ 2021
ተዛማጅ ቦርድ ፖሊሲ: የሂሳብ, የጉዞ ተመላሽ

ወደ Policies and Procedures