የሂሳብ አያያዝ - የጉዞ ማካካሻ ሂደት

የጉዞ ማካካሻ ላይ የሂሳብ ክፍል ሂደት

I. መግቢያ

የዚህ የጉዞ ሂደት አላማ በሁድሰን ካውንቲ ኮሚኒቲ ኮሌጅ ("ኮሌጅ") ንግድ ላይ በሚጓዙበት ጊዜ የኒው ጀርሲ ግዛት ተቀጣሪዎች ተብለው የተገለጹትን ለሁሉም ሰራተኞች መሰረታዊ መመሪያዎችን ማውጣት ነው። የዚህ አሰራር አላማ ግለሰቡ ተጓዥ በይፋዊ የኮሌጅ ንግድ ላይ በሚጓዝበት ጊዜ የግል ገንዘቦችን አያገኝም ወይም አያጣም. ሁሉም የሚከፈልበት ጉዞ ከማንኛውም ጉዞ በፊት ፍቃድ ሊሰጠው ይገባል። ሁሉም የተፈቀደ ጉዞ ግቦችን ለማሳካት ወይም የአንድ የተወሰነ ክፍል ኃላፊነቶችን ለመወጣት አስፈላጊ መሆን አለበት እና ለኮሌጁ በጣም ኢኮኖሚያዊ እና ተግባራዊ በሆነ መንገድ መከናወን አለበት።

1. የኮሌጁ ፖሊሲ ከተፈቀደው የአገር ውስጥ የንግድ ጉዞ ጋር በተያያዘ ለሠራተኞች ምክንያታዊ እና አስፈላጊ ወጪዎችን መመለስ ነው፤ ዓለም አቀፍ ጉዞ በአስተዳደር ቦርድ ይሁንታ ላይ የተመሰረተ ነው።
2. የጉዞ፣ የምዝገባ፣ የኢንሹራንስ እና የአደጋ ጊዜ ሁኔታዎች በሠራተኛው በራሳቸው የክሬዲት ካርድ ወይም ቀደም ሲል ክፍያ ከሌለ የተፈቀደ የጉዞ ቅድመ ክፍያ ይተዳደራሉ። ጉዞ ሲያስይዙ የጉዞ ዋስትና መካተት አለበት። የተማሪዎች ጉዞ በፕሬዚዳንቱ ይፀድቃል እና በተማሪዎች ጉዳይ ምክትል ፕሬዝዳንት ጽ/ቤት ይያዛል።
3. ከኮሌጅ ጋር በተገናኘ ንግድ ላይ ለመጓዝ የሚፈልግ ሰራተኛ ከሰራተኛው ተቆጣጣሪ የመጀመሪያ ደረጃ ፍቃድ ከተቀበለ በኋላ የጉዞ መጠየቂያ ቅጽ (የጉዞ ወጪዎች ከ$250 በላይ ይሆናል ተብሎ የሚጠበቅ ከሆነ) እና ካስፈለገም የቼክ መጠየቂያ ቅጽ መሙላት አለበት። የጉዞው አላማ እና የጉዞውን ወጪ ለመሸፈን የሚገኘው የገንዘብ ምንጭ(ዎች) የሂሳብ ቁጥሩ በተጠየቁት ቅጾች ላይ መጠቆም አለበት።
4. ቅጾቹ ከጉዞ በፊት በሠራተኛው ተቆጣጣሪ እና በኃላፊነት በሚጠበቀው ዲን ወይም የሥራ አስፈፃሚ ካቢኔ ኃላፊ መፈረም አለባቸው። አንዴ ከተጠናቀቀ በኋላ የጸደቀው የጉዞ ጥያቄ ቅጂ ከፕሬዚዳንቱ የመጨረሻ ፈቃድ ለማግኘት ወደ ፕሬዚዳንቱ ቢሮ በኢሜል መላክ አለበት። እነዚህ ፊርማዎች የሠራተኛውን የጉዞ ጥያቄ ማፅደቅ እና የኮሌጅ ገንዘብ መኖሩን ያመለክታሉ። በአደራጆች እና በሥራ አስፈፃሚ ኃላፊዎች ለሚደረጉ ጉዞዎች ቅጾቹ በፕሬዚዳንቱ መጽደቅ አለባቸው።
5. When travel has been completed, a Travel Reimbursement Form must be completed along with the Travel Request Form (if needed), and all appropriate itemized receipts must be attached. The employee shall submit the forms and itemized receipts to the Accounting Department for processing within two weeks of completed travel. The Controller is the final reviewer/approver for all Travel Reimbursement forms.
6. የሚከተሉት የማካካሻ ድጎማዎች በሥራ ላይ ይውላሉ፡
  1. Meal Allowance – including gratuities, the college allows the federal rate per day as implemented by the General Services Administration (“GSA”). Itemized receipts must support expenses. There should be no request for reimbursement for any meal costs included in conference or association registration fees. For more information on rates based on location, please review guidelines at https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates.
  2. Auto Allowance – if the use of the employee’s personal automobile is required due to local or short distance travel, the employee shall be reimbursed at the appropriate mileage rate, plus tolls and parking, with proof of travel distance and itemized receipt of expenses. The applicable mileage rate is typically the IRS approved rate.
  3. Itemized Receipts – a detailed document that breaks down a transaction line by line that lists every product or service purchased, alongside its individual quantity, unit price, and any applicable taxes or fees is required for all expense reimbursements. No expenses shall be reimbursed without supporting itemized receipts.
7. የጉዞ ተመላሽ ክፍያ ቅጹን ለሂሳብ ክፍል ከማስገባቱ በፊት፣ ሠራተኛው ቅጹን እና ደጋፊ ሰነዶችን ለሠራተኛው ተቆጣጣሪ እና ለሚመለከተው ዲን ወይም ሥራ አስፈፃሚ ኃላፊ ማቅረብ አለበት፤ የተጠየቁት ተመላሽ ክፍያዎች በኮሌጁ ገደብ እና አበል ውስጥ መሆናቸውን ለማረጋገጥ እና ለማረጋገጥ። የሠራተኛው ተቆጣጣሪ “ተመጣጣኝ እና አስፈላጊ” ወጪዎችን ብቻ የሚመለከት የተመላሽ ገንዘብ ጥያቄን መገምገም እና ማጽደቅ አስፈላጊ ነው። በፖሊሲው ወይም በአሠራሩ ውስጥ ያልተዘረዘረ አንድ የተወሰነ ነገር ለማጽደቅ ከቀረበ ተቆጣጣሪው የንግድ ውሳኔን የመጠቀም ኃላፊነት አለበት።
8. የጉዞ ጥያቄ (አባሪ ሀ) እና የጉዞ ተመላሽ (አባሪ ለ) ቅጾች በኮሌጅ የፋይናንስ ፖርታል ላይ ይገኛሉ።

II. ማጽደቂያዎች

ይህ አሰራር ሁሉንም የአስተዳደር ሰራተኞችን፣ መምህራንን እና ሰራተኞችን እና ሌሎች ኮሌጁን ወክለው እንዲጓዙ ስልጣን የተሰጣቸውን ያካትታል። ይህንን አሰራር ማክበር በኮሌጅ ንግድ ላይ የሚጓዝ ግለሰብ ሃላፊነት ነው። ይህ አሰራር የገንዘብ ምንጭ ምንም ይሁን ምን ለሁሉም ጉዞዎች ይሠራል።

የጉዞ ማካካሻ ከስጦታ ወይም ከኮንትራት ከሆነ ሰራተኛው በቅድሚያ ፈቃድ ማግኘት አለበት Grants ሁሉም የሚጠበቁ የጉዞ ወጪዎች በስጦታ ወይም በኮንትራት ውል መሠረት እንዲመለሱ የሚፈቀድላቸው መሆኑን ለማረጋገጥ የቢሮ ወይም የኮሌጅ አካውንቲንግ ዲፓርትመንት።

በኦፊሴላዊ የኮሌጅ ንግድ ላይ የሚጓዙ ሰራተኞች አስተዋይ የሆነ ሰው በራሱ ወጪ በግል ንግድ ላይ ቢጓዝ የሚያወጣውን ወጭ ለመወጣት ተመሳሳይ ጥንቃቄ እንዲያደርጉ ይጠበቅባቸዋል። ለተፈቀደ የጉዞ ወጪ የሚመለሰው በእነዚህ የኮሌጅ የጉዞ ሂደቶች መሰረት ብቻ ነው።

1. የጉዞ ማጽደቂያዎች
  ሁሉም የኮንፈረንስ፣ የኮንቬንሽን፣ የሰራተኞች ስልጠና፣ አውደ ጥናት እና የሴሚናር ጉዞዎች በዚህ አሰራር መሰረት የቅድሚያ ፕሬዝዳንት፣ የሰራተኞች ኮሚቴ እና የባለአደራ ቦርድ ይሁንታ ያስፈልጋቸዋል።
2. የሚፈቀዱ ወጪዎች
  የጉዞ ወጪዎች የኮሌጁን ኦፊሴላዊ ንግድ ለማካሄድ አስፈላጊ በሆኑ ወጪዎች ላይ ብቻ የተገደቡ ናቸው። ተጓዡ መደበኛውን የሥራ ግዴታውን በመወጣት ረገድ የሚያጋጥሙትን ትክክለኛ እና አስፈላጊ ወጪዎች ብቻ ይመለሳሉ። የንግድ ወጪዎች ምክንያታዊ እና አስፈላጊ መሆን አለባቸው። ለቲፕስ፣ ለክፍያዎች እና ለተመሳሳይ ክፍያዎች የሚከፈለው ክፍያ የሚፈቀደው የተከፈለው መጠን በመደበኛ ደረጃ ተቀባይነት ካገኘ ነው።
3. ያልተለመዱ ወጪዎች
  ከጉዞ በፊት ሊጠበቁ የማይችሉ ወይም ከሚፈቀደው ከፍተኛ መጠን በላይ የሆኑ ያልተለመዱ ወይም ያልተለመዱ ወጪዎችን የመመለስ ጥያቄዎች ከመመለሳቸው በፊት ይጸድቃሉ። ወጪዎችን የሚጠይቁ ሁኔታዎችን እና ሁሉንም ተገቢ የድጋፍ ሰነዶችን የሚያብራራ የጉዞ ተመላሽ ክፍያ ቅጽ ላይ መሞላት አለበት፣ ይህም በቀጥታ ለሚመለከተው የመምሪያ ኃላፊ፣ ዲን ወይም ምክትል ፕሬዝዳንት እንዲፀድቅ መላክ አለበት። ፕሬዝዳንቱ ለአስፈፃሚ ባለስልጣናት ወይም ለባለአደራዎች ያልተለመዱ ሁኔታዎችን ማፅደቅ አለበት። ከዚያም የሰነዱ ማፅደቂያ ከሚመለከታቸው ቅጾች ጋር ተያይዞ ለሂሳብ አያያዝ ተመላሽ ገንዘብ መቅረብ አለበት።
4. ልዩ ሁኔታዎች
  በእነዚህ ፖሊሲዎች ውስጥ በግልጽ ያልተካተቱ ልዩ የጉዞ ፍላጎቶች ያሏቸው ሠራተኞች ተገቢውን የመምሪያ ኃላፊ፣ ዲን ወይም ምክትል ፕሬዝዳንት እና አስፈላጊ ከሆነ የኮሌጁን ፕሬዝዳንት ማነጋገር አለባቸው።

III. ሂደት

የማጽደቂያ ሂደቱ
1. ከኮሌጅ ጋር በተያያዙ ጉዳዮች ለመጓዝ የሚፈልግ ሰራተኛ የሱ/ሷን ተቆጣጣሪ ስምምነት ካገኘ በኋላ የጉዞ መጠየቂያ ቅጽ መሙላት አለበት።
2. የጉዞ ጥያቄ ቅጽ (ኤግዚቢት ሀ) በሠራተኛው አባል መሞላት አለበት፤ ይህም በሱፐርቫይዘር፣ በኃላፊነት በሚሰራው ዲን ወይም ምክትል ፕሬዝዳንት፣ ፕሬዝዳንት፣ የሰው ኃይል ኮሚቴ እና የአስተዳደር ቦርድ እንዲፀድቅ፤ ዋጋው ምንም ይሁን ምን። ፕሬዝዳንቱ በአስተዳደር ባለአደራዎች እና በሥራ አስፈፃሚ ባለአደራዎች የጉዞ ቅጾችን ማፅደቅ አለባቸው።
3. የጉዞ መጠየቂያ ቅጽ ውድቅ ከተደረገ ወይም ውድቅ ከተደረገ ምንም ወጪ አይመለስም።
4. ሁለት ወይም ከዚያ በላይ ሠራተኞች ለተመሳሳይ ዓላማ እንዲጓዙ ሲጠበቅ፣ እያንዳንዱ ግለሰብ የተለየ የጉዞ መጠየቂያ ቅጽ ማቅረብ አለበት። ለተመሳሳይ ዓላማ የሚጓዙ ሌሎች ሰራተኞች(ቶች) በቅጹ ላይ መጠቀስ አለባቸው።
5. የተፈቀደው የተመላሽ ገንዘብ መጠን በዲን፣ በምክትል ፕሬዚዳንቱ ወይም በፕሬዚዳንቱ ውሳኔ በተወሰነ መጠን ብቻ የተወሰነ ሊሆን ይችላል።
የጉዞ መጠየቂያ ቅጽ ዝግጅት እና ስርጭት
1. ሰራተኛው የጉዞ መጠየቂያ ቅጹን አዘጋጅቶ ለሱፐርቫይዘሯ ያስገባል።
2. በተቆጣጣሪው ተቀባይነት ካገኘ፣ ተቆጣጣሪው እንደአስፈላጊነቱ ቅጹን ለዲን ወይም ለካቢኔ አባል ያስተላልፋል።
3. በዲን ወይም በካቢኔ አባል ከተፈቀደ፣ ዲን ወይም የካቢኔ አባል ቅጹን ለፕሬዝዳንቱ፣ ለሠራተኞች ኮሚቴው ይልካል (የማስረከቢያ ቀናት) እና የባለአደራዎች ቦርድ ለመጨረሻ ጊዜ እንዲፀድቅ።
4. በሁሉም ወገኖች ከፀደቀ በኋላ፣ የፕሬዝዳንቱ ቢሮ አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ በሂሳብ ከፋዩ ኦፊሰር እና/ወይም በገንዘብ ድጋፍ አካውንታንት እንዲረጋገጥ ቅጹን ለቢዝነስ ቢሮ ያቀርባል።
የሰራተኞች ስልጠና
የሰራተኛን ክህሎት ለማሳደግ፣ በቴክኖሎጂ እድገቶች ውስጥ ያሉትን ክህሎቶች ለማቆየት እና/ወይም እውቀት/አዲስ መረጃ ለማግኘት የሚጠየቀው የሰራተኞች ስልጠና በሰራተኛው ተቆጣጣሪ ቅድመ-እውቅና ያስፈልገዋል። ጉዞ የሚሳተፍ ከሆነ፣ የጉዞ ጥያቄ ቅጽ በዚህ አሰራር መሰረት መዘጋጀት እና ለማፅደቅ መቅረብ አለበት። ከላይ እንደተጠቀሰው፣ ለኪራይ ተሽከርካሪዎች እና ለአንድ ሌሊት ማረፊያ የጉዞ ጥያቄ ቅጽ ያስፈልጋል፣ ምንም ይሁን ምን።

IV. ትራንስፖርት

ተግባራዊ በሆነበት ቦታ ሁሉ ተጓዦች እጅግ በጣም ኢኮኖሚያዊ የመጓጓዣ መንገዶችን መጠቀም ይጠበቅባቸዋል. አስተዳደራዊ ጉዞ በኮሌጅ ባለቤትነት የተያዘ፣ የግል ወይም የተከራየ ተሽከርካሪ፣ የህዝብ አገልግሎት አቅራቢ፣ ታክሲ ወይም የመኪና አገልግሎት መጠቀምን ሊያካትት ይችላል።

1. የኮሌጅ ተሽከርካሪዎች
  College vehicles may only be used for College-related travel and not for personal use unless specifically approved by the Board of Trustees. Operators must comply with all applicable vehicle laws and regulations, have a valid driver’s license, and are personally responsible for fines for all vehicle infractions and moving violations incurred during or as a result of their use of the College vehicle. Arrangements for reserving and picking up College vehicles are to be made with the College Facilities or Security Office. The Security Office maintains a list of authorized drivers for College vehicles. Extraordinary expenses (e.g., tire repair, repair of vehicular parts) while using the College vehicle are reimbursable provided an adequate written explanation and itemized receipts are submitted and approved.
2. በግል የተያዙ ተሽከርካሪዎች
  ለኦፊሴላዊ ንግድ በግል ባለቤትነት የተያዙ ተሽከርካሪዎችን የሚጠቀሙ ሰራተኞች በውስጣዊ ገቢ አገልግሎት (IRS) በተገለጸው ዋጋ ለሚከፍሉት የጉዞ ርቀት ይካካሳሉ። የክፍያ እና የመኪና ማቆሚያ ክፍያዎች ወጪዎች በተከፈለው ወጪ ይካካሳሉ።
3. የተከራዩ ተሽከርካሪዎች
  እንደ የሕዝብ ትራንስፖርት አለመኖሩ ወይም የሌሎች የጉዞ ዘዴዎች አለመቻል ያሉ አንዳንድ ያልተለመዱ ሁኔታዎች ተሽከርካሪ መከራየት ሊያስፈልጋቸው ይችላል። በእንደዚህ ዓይነት ሁኔታዎች፣ ወጪው ምንም ይሁን ምን፣ ሠራተኛው የጉዞ ቀኑ ከመድረሱ በፊት በጉዞ ጥያቄ ቅጹ ላይ የኪራይ ተሽከርካሪን ስለመጠቀም የጽሑፍ ማረጋገጫ ማቅረብ አለበት። ማረጋገጫው የኪራይ አስፈላጊነትን መጥቀስ፣ ሌላ ትራንስፖርት የማይገኝበትን ወይም ለመጠቀም የሚቻልበትን ምክንያቶች ማቅረብ እና የተገመተውን አጠቃላይ ወጪ ማካተት አለበት። ማጽደቁ፣ ከተፈቀደ፣ በኢኮኖሚ ወይም መካከለኛ መጠን ባለው ተሽከርካሪ ኪራይ ብቻ የተወሰነ ይሆናል። የኪራይ ተሽከርካሪዎች ከአሁኑ የገበያ ዋጋዎች እና በመነሻ ቦታ እና በመመለሻ ቦታ ላይ የኪራይ ስምምነት ኦዶሜትር ንባቦች የመጀመሪያ ቅጂዎች እና የክፍያ ማረጋገጫ ከጉዞ ቫውቸር ጋር መያያዝ አለባቸው።
4. የሕዝብ አገልግሎት አቅራቢዎች
  Travel to and from the destination should be by the most direct and economical route. Reimbursement is based on the actual cost of travel by a public carrier (e.g., rail, bus, airplane). Original itemized receipts are required for rail and airplane travel. Coach or economy class will be used for plane and train travel.
5. የታክሲ እና የአየር ማረፊያ የመኪና አገልግሎት
  አስፈላጊ የሆኑ የታክሲ ክፍያዎች ይፈቀዳሉ፣ ነገር ግን የህዝብ ትራንስፖርት በቀላሉ የማይገኝበት፣ ተግባራዊ ወይም ድንገተኛ ሁኔታ ሲያጋጥም ብቻ ነው። በመደበኛነት የሚዘጋጁ የመኪና አገልግሎቶች ወደ/ከሰራተኛ ቤት እና ከአየር ማረፊያ፣ እና የህዝብ ትራንስፖርት በማይገኝበት ወይም ተግባራዊ በሚሆንበት ጊዜ ወደ/ከአየር ማረፊያ እና ወደ ጉዞ መድረሻው እና የመኪና አገልግሎቱ ከታክሲ ያነሰ ከሆነ ብቻ ጥቅም ላይ ሊውሉ ይችላሉ።

ቪ. ኮንቬንሽኖች፣ ኮንፈረንሶች፣ የሰራተኞች ስልጠናዎች፣ አውደ ጥናቶች

1. ፍቺ: የኮንፈረንስ ጉዞ እና የኮንቬንሽን ጉዞ ማለት ከሠራተኛው ተግባራት እና ኃላፊነቶች ጋር በቀጥታ የተያያዘ ሳይሆን ለሚከተሉት ተግባራት የሚውል ጉዞ ማለት ነው፡
  1. የባለሙያ ክህሎቶችን ማሻሻል.
  2. የመረጃ፣ የሃሳብ ልውውጥ እና ዘዴ።
  3. የኮሌጁን ምስል ማስተዋወቅ.
    
    ከዩናይትድ ስቴትስ ውጭ መጓዝ፣ ምንም ያህል ወጪ ቢጠይቅም፣ የዲን፣ የክፍሉን ምክትል ፕሬዝዳንት እና የኮሌጁን ፕሬዝዳንት ፈቃድ ይጠይቃል።
2. ወጭዎች For conventions, conferences, staff trainings, workshops, training seminars and for trips in excess of 24-hour periods requiring overnight lodging (including situations in which a package arrangement includes lodging and meals as an integral part of the scheduled activities), the allowable (GSA) per diem reimbursements (per union contract) are limited to actual reasonable expenditures.
3. የቀን ጉዞዎች፡- Meals for one-day trips that do not involve overnight lodging are not reimbursed except under circumstances where the travel may be to localities where food costs exceed those at or in the vicinity of the College, or where the length of a day trip would exceed a typical working day.
4. የማረፊያ ወጪዎች፡ Expenditures are fully reimbursable for lodging and meals that are an integral part of the scheduled activities of a conference, convention, staff training, etc. Meal reimbursements are limited to the Meal Allowance. When lodging is not an integral component of the event, employees are entitled to reimbursement for a single standard room at a business class hotel.
5. የምዝገባ ክፍያዎች Registration fees for conventions or workshops are reimbursable. Original paid itemized receipts must be submitted for the registration fee.
6. ያልተካተቱ ወጪዎች
  1. የመጀመሪያ ደረጃ የአየር ጉዞ. እንደዚህ ያሉ ማረፊያዎች የሚፈቀዱት አነስተኛ ዋጋ ያላቸው መኖሪያ ቤቶች በማይገኙበት ወይም በማይቻልበት ጊዜ ብቻ ነው። አንደኛ ደረጃ የአየር ጉዞ የፕሬዚዳንቱን ልዩ ፈቃድ ይጠይቃል።
  2. እንደ የቫሌት አገልግሎት፣ መዝናኛ፣ የአልኮል መጠጦች እና ሌሎች ተመሳሳይ ተፈጥሮ ወጪዎች ያሉ የግል ተፈጥሮ ወጪዎች።
  3. በግል፣ በኮሌጅ ባለቤትነት ወይም በኪራይ ተሽከርካሪ በሚያሽከረክሩበት ጊዜ ለማቆሚያ፣ ለሚንቀሳቀሱ ጥሰቶች ወይም ከሚመለከታቸው ህጎች መጣስ ጋር የተያያዙ ቅጣቶች።
  4. ለተጓዡ የግል ምቾት ወይም በእረፍት ጊዜ፣ በጉዞ ላይ መቆራረጥ ወይም ከትክክለኛው መንገድ ማፈንገጥ በሚፈጠርበት ጊዜ፣ የሚፈቀደው ገንዘብ በጣም ኢኮኖሚያዊ ከሆነው መንገድ ወጪ መብለጥ የለበትም።
  5. የሆቴል መስተንግዶ ከገበያ በላይ በሆነ የንግድ ዋጋ የሚፈቀደው የሰራተኛውን የጉዞ እቅድ ግምት ውስጥ በማስገባት ሌሎች ማረፊያዎች ከሌሉ ወይም ተግባራዊ ካልሆኑ ብቻ ነው። ገንዘቡን ለመመለስ የጽሁፍ ማረጋገጫ እና ማረጋገጫ መገኘት አለበት። የኮሌጁ ፕሬዝዳንት ይህንን ጥያቄ ያፀድቃል።

VI. የወደፊት ሠራተኞች እና እንግዶች ተናጋሪዎች

የወደፊት ሰራተኞች እና የእንግዳ ተናጋሪዎች የጉዞ ወጪዎች በዚህ አሰራር በተገለጸው መሰረት በኮሌጅ ንግድ ላይ ለሚጓዙ ሰራተኞች በተመሳሳይ ሁኔታዎች፣ ገደቦች እና መስፈርቶች መፀደቅ እና መመለስ አለባቸው። ሆኖም ለቀጣይ ሰራተኞች እና ለእንግዶች ተናጋሪዎች የጉዞ ክፍያ በፍላጎት የተሞላ ነው።

ከአስተዳዳሪዎች ቦርድ ፈቃድ ውጭ ለሚንቀሳቀሱ ወጪዎች ክፍያ መመለስ አይፈቀድም።

ዲን፣ የመምሪያው ኃላፊ ወይም የፍለጋ ኮሚቴ ሰብሳቢ ለግለሰብ የጉዞ መመሪያዎችን እና ሂደቶችን በተለይም የተሸፈኑ እና ያልተካተቱ ወጪዎችን በሚመለከቱ እና ለጉዞ ወጪዎች እንዴት እንደሚመለሱ የማሳወቅ ሃላፊነት አለበት። ለሚፈቀዱ ወጪዎች አሰራሩ እንደሚከተለው ነው።

የእጩው ቃለ መጠይቅ እንደታቀደ፣ የመምሪያው ኃላፊ ወይም ሊቀመንበሩ አስፈላጊውን ፈቃድ ለማግኘት የጉዞ መጠየቂያ ቅጽ ማዘጋጀት አለባቸው። የጉዞ መጠየቂያ ቅጹ ቃለ መጠይቅ የተደረገበትን የስራ ቦታ ርዕስ መጠቆም አለበት።
ሲፀድቅ፣የመምሪያው ኃላፊ ወይም የፍለጋ ኮሚቴ ሰብሳቢው እጩው ማንኛውንም ሆቴል ወይም ሌላ ትራንስፖርት፣ ማረፊያ ወይም የምግብ አገልግሎት የሚሰጥ ሻጭ በቀጥታ እጩውን እንዲከፍል እንዲጠይቅ ይመክራል። ማንኛውም የኮሌጅ ሰራተኛ ከእጩ ቆይታ ጋር ለተገናኙ አገልግሎቶች መክፈል የለበትም። እጩው በቀረበ በሁለት (2) ሳምንታት ውስጥ ክፍያ ይከፈለዋል።
የመምሪያው ኃላፊ ወይም ሊቀመንበሩ የእጩውን ፊርማ የያዙ ሁሉንም የጉዞ ወጪዎች ዝርዝር ያገኛሉ። ይህን ቅጽ ማስረከብ ወዲያውኑ ለንግድ ቢሮ መቅረብ አለበት።
ለእያንዳንዱ እጩ የተለየ የክፍያ መጠየቂያ እና የግዢ ማዘዣ ቅጽ መዘጋጀት አለበት።

VII. የጉዞ ወጪዎችን መመለስ

A Travel Reimbursement Voucher (Appendix B) is to be completed and submitted within two (2) weeks after the completion of the conference or trip. Approved Travel Expense Vouchers should be entered via Liberty Link/Self Service with all original itemized receipts and supporting documents (certificate/sign-in sheet) for all expenses requested for reimbursement as reference attachments.

1. የአይአርኤስ የጉዞ ህጎች ከወጪው ቀን ጀምሮ በስልሳ (60) ቀናት ውስጥ በጉዞ ላይ የተደረጉ ማሻሻያዎች ቅድመ ሁኔታዎችን በተቀበሉት ግለሰብ ቅጽ W-2 ላይ ሪፖርት የሚደረጉ ገቢዎችን እንደሚያስገኝ ይደነግጋል።
2. የጉዞ ማካካሻ ቫውቸር የሚከተሉትን መረጃዎች መያዝ አለበት፡-
  1. ባለ አስር አሃዝ መለያ ቁጥር እየሞላ ነው።
  2. የተጓዦች ስም እና አድራሻ.
  3. የተፈቀደ የጉዞ ጥያቄ ቅጽ (የሚመለከተው ከሆነ)።
  4. የጉዞ ቀን፣ መድረሻ፣ ማይል ርቀት፣ የክፍያ መጠየቂያዎች እና ሌሎች ወጪዎች።
  5. የማደሪያ ወጪዎች ከሌሎች ጋር በሚካፈሉበት ጊዜ, ይህ እውነታ በቫውቸር ላይ መገለጽ አለበት. እንደዚህ ባሉ ጉዳዮች ላይ የሚከፈለው ወጪ በተጓዥው ተመጣጣኝ ድርሻ የተወሰነ ነው።
  6. የርቀት ወጪ፡ ለንግድ አላማዎች የሚደረግ ሽግግር በአንድ ማይል በሚሰራው ማይል/የክፍያ መጠን ተባዝቷል። የተጓዘውን ማይል ርቀት ለመደገፍ Google ካርታዎች/አቅጣጫዎችን ወይም ተመሳሳይ ሰነድ ያያይዙ።
  7. ቀደም ሲል እንደተገለፀው ቫውቸሩ መጽደቅ አለበት።
  8. የጉዞ ወጪዎችን ከፊል ተመላሽ ማድረግ፡- በአንዳንድ ሁኔታዎች የሰራተኞች አባላት ለጉዞ ያወጡትን ወጪ በከፊል ብቻ እንዲመለስላቸው ይጠይቃሉ። እንደዚህ ባሉ ጉዳዮች ላይ አጠቃላይ ወጪዎች በቫውቸር ላይ በዝርዝር መቅረብ አለባቸው ነገር ግን የተጠየቀው ትክክለኛ መጠን ብቻ በ "ጠቅላላ" ብሎክ ውስጥ ማስገባት እና "ብቻ ክፍያን መጠየቅ" የሚለው ሐረግ በቫውቸሩ አካል ውስጥ መፃፍ / መፃፍ አለበት.
  9. በዚህ ውስጥ የተቀመጠውን የመመለሻ ሂደት የማያከብሩ እና/ወይም የጎደሉ መረጃዎች ለሂሳብ ተከፋይ የገቡ ቫውቸሮች ለክለሳ ወደ ጠያቂው ይመለሳሉ።
  10. Only travel expenses submitted with original copies of the itemized receipts are reimbursable. Any voucher submitted without the necessary supporting documents or copies of itemized receipts will be returned to the originator to complete/submit the required documentation.
  11. ያልተለቀቁ የጥሬ ገንዘብ እድገቶች ጉዞው በተጠናቀቀ በስልሳ (60) ቀናት ውስጥ ለንግድ ቢሮው በጥሬ ገንዘብ ይከፈላል ወይም በቼክ ይከፈሉ። በዚህ ጊዜ ውስጥ ያልተወጣ ማንኛውም የቅድሚያ ክፍያ እንደ ታክስ የሚከፈል የገቢ መጠን በ W-2 ቅፅ አሁን ባለው የአይአርኤስ ደንቦች መሰረት ሪፖርት ይደረጋል።

የጉዞ ጥያቄ ቅጽ

ጸድቋል፡ ሰኔ 2026
ተዛማጅ ቦርድ ፖሊሲ: የሂሳብ, የጉዞ ተመላሽ

ወደ Policies and Procedures