ሚስጥራዊነት ያለው የውሂብ ሂደትን የያዙ የመረጃ ስርዓቶችን የመድረስ ጥያቄዎች

መግቢያ

ይህ አሰራር የሃድሰን ካውንቲ ማህበረሰብ ኮሌጅ (ኤች.ሲ.ሲ.ሲ.) ስርዓት/መረጃ ባለቤቶችን ይሰይማል። እነዚህ ግለሰቦች እንደ ባልደረባ ኢአርፒ ሲስተም ያሉ ሚስጥራዊነት ያላቸው መረጃዎችን የያዙ የመረጃ ሥርዓቶችን ተደራሽነት ይቆጣጠራሉ። የHCCCን መረጃ ምስጢራዊነት፣ ታማኝነት እና ተገኝነት ለመጠበቅ እና ለመጠበቅ እና በHCCC ላይ የሚተገበሩ የኢንፎርሜሽን ቴክኖሎጂ ደረጃዎችን እና ደንቦችን ለማክበር ክትትል አስፈላጊ ነው።

ለሀድሰን ካውንቲ ማህበረሰብ ኮሌጅ የመረጃ ሥርዓቶች የተሰየመው የስርዓት/የመረጃ ባለቤቶች ስሱ መረጃዎችን የያዙ ግለሰቦችን ፣የእነዚህን ስርዓቶች መዳረሻ የማፅደቅ ስልጣን አላቸው።

የስርዓት/የመረጃ ባለቤቶች ስያሜ

የሚከተሉት የስራ አስፈፃሚ አባላት ስሱ መረጃዎችን ለያዙ የመረጃ ሥርዓቶች የስርዓት/የመረጃ ባለቤቶች ሆነው ተመድበዋል።

የስራ ባልደረባ ኢአርፒ ስርዓት

የተማሪ ሞጁል

የተማሪዎች ጉዳይ እና ምዝገባ ምክትል ፕሬዝዳንት

የተማሪ ፋይናንሺያል ሞጁል

የንግድ እና ፋይናንስ ምክትል ፕሬዚዳንት / CFO

Financial Aid ሞዱል

ተባባሪ ዲን Financial Aid

የሰው ኃይል ሞጁል

የሰው ሀብት ምክትል ፕሬዚዳንት

የሰነድ ምስል ስርዓት

የምዝገባ አገልግሎቶች፣ መግቢያዎች እና የማማከር ሰነዶች

የተማሪዎች ጉዳይ እና ምዝገባ ምክትል ፕሬዝዳንት

ተማሪ Financial Aid ሰነዶች

ተባባሪ ዲን Financial Aid

የገንዘብ ሰነዶች

የንግድ እና ፋይናንስ ምክትል ፕሬዚዳንት / CFO

ሚስጥራዊነት ያለው መረጃ የያዙ የመረጃ ሥርዓቶች መዳረሻ ጥያቄዎች

ሚስጥራዊ መረጃዎችን የያዙ የመረጃ ሥርዓቶችን የማግኘት ጥያቄዎች በ"ቢያንስ ልዩ መብት" መሠረት መሰጠት አለባቸው፣ ይህ ማለት የግለሰቡን መደበኛ የሥራ ተግባራት ለማከናወን አስፈላጊ የሆኑትን መረጃዎች እና ሥርዓቶች ብቻ ማግኘት ማለት ነው።

እንደ ሲስተም/ዳታ ባለቤቶች ወይም በተግባራዊ አካባቢዎች የተሰየሙ የሥራ አስፈፃሚ አባላት በአስተዳደር ሥልጣናቸው ስር ያሉ የሠራተኛ አባላት ሚስጥራዊ መረጃዎችን የያዙ የመረጃ ሥርዓቶችን የማግኘት ጥያቄዎችን ይገመግማሉ። ተጠቃሚዎች መደበኛ የስራ ተግባራቸውን ለማከናወን አስፈላጊ የሆኑትን ልዩ መብቶችን በ"በትንሹ ልዩ መብት" መሰረት መሰጠታቸውን ያረጋግጣሉ። በፖርታሉ ላይ የስርዓት መዳረሻ ጥያቄ ቅጽ በማስገባት ጥያቄዎችን ማጽደቅ አለባቸው። መዳረሻው ዋስትና ከሌለው ጥያቄው ውድቅ ይደረጋል።

ሚስጥራዊነት ያለው መረጃን የያዙ የመረጃ ሥርዓቶች መዳረሻ መወገድ

የአስፈጻሚ አካላት አባላት የተጠቃሚው የመረጃ ስርዓት ማግኘት በማይኖርበት ጊዜ እና በተቀጣሪው ዋና ተግባራት ላይ ለውጥ በመኖሩ ምክንያት ተቆጣጣሪዎች የኢንፎርሜሽን ቴክኖሎጂ አገልግሎቶችን (አይቲኤስ) ማሳወቅ አለባቸው።

ITS ወዲያውኑ በስልክ ጥሪ፣ ከዚያም ለዋና የመረጃ ኦፊሰር (CIO) ኢሜይል፣ የበላይ ተቆጣጣሪ ሠራተኛ ሲያቋርጥ ወይም ሠራተኛው ያለፈቃዱ መቋረጥ ሲያጋጥም ያሳውቃል። መደበኛ ማቋረጦች፣ ወደ ሌላ የኮሌጅ ዲፓርትመንት ማዛወር ወይም የሥራ ላይ ለውጦች በፖርታሉ ላይ የሚገኘውን የሥርዓት መዳረሻ ጥያቄ ቅጽን በመጠቀም በአምስት የሥራ ቀናት ውስጥ መቅረብ አለባቸው።

ሚስጥራዊነት ያለው መረጃን የያዘ የመረጃ ስርዓት ተደራሽነት ግምገማ

የመለያዎቹን ቀጣይ ፍላጎት እና ተያያዥ የመዳረሻ ደረጃን ለመገምገም የሁሉም የተጠቃሚ መለያዎች ለስሜታዊ የአይቲ ሲስተሞች አመታዊ ግምገማ በአይቲኤስ ይካሄዳል።

ሃላፊነቶች

CIO ከዚህ አሰራር ጋር የሚጣጣሙ ቴክኒካል አካሄዶችን የማዘጋጀት እና የመጠበቅ አጠቃላይ ሀላፊነት አለበት እና የሃድሰን ካውንቲ ማህበረሰብ ኮሌጅን የሚመለከታቸው ደረጃዎች ማክበር አለበት።

አባሪ ሀ የኮሌጅ መረጃ ስርአቶችን ለመጠየቅ የቅጹን ቦታ ይገልጻል።

ፍቺዎች

መረጃ - የተማሪ መዝገብ መረጃን፣ የሰራተኞች መረጃን፣ የፋይናንሺያል መረጃ (በጀት እና የደመወዝ ክፍያ)፣ የተማሪ ህይወት መረጃ፣ የመምሪያው አስተዳደራዊ መረጃ፣ የህግ ሰነዶች፣ የተቋማዊ ጥናትና ምርምር መረጃዎች፣ የባለቤትነት መረጃ እና ሌሎች ተያያዥነት ያላቸው ወይም የሚደግፉ መረጃዎችን ጨምሮ በHCCC አስተዳደር ውስጥ ያለ ማንኛውንም መረጃ ያካትታል። የኮሌጁ አስተዳደር.

የመረጃ ስርዓት - የኮምፒዩተር ኔትወርኮችን እና በይነመረብን በመጠቀም የተሰበሰበ ወይም የሚተዳደር መረጃ፣ አውቶማቲክም ሆነ ማንዋል፣ የግል መረጃን እና ስምን፣ የግል ቁጥርን ወይም ሌላ የውሂብ ርዕሰ ጉዳይን የሚለይ መረጃን ጨምሮ የመዝገቡን ሂደት አጠቃላይ ክፍሎች እና ስራዎችን ያጠቃልላል።

ሚስጥራዊነት ያለው ውሂብ - የኮሌጁን ፍላጎቶች፣ የኤጀንሲው መርሃ ግብሮችን ምግባር፣ ወይም ግለሰቦች በሚስጥርነት፣ በታማኝነት ወይም በተገኝነት ከተጣሱ የግላዊነት መብትን የሚጎዳ ማንኛውንም መረጃ ያካትታል። መረጃው በስሱነት የተመደበው የእነዚህን መረጃዎች ስምምነት በኮሌጁ ፍላጎት ላይ ቁሳዊ እና ከፍተኛ አሉታዊ ተፅእኖ ካስከተለ፣ የተጎዳው ኤጀንሲ ስራውን ማከናወን አለመቻሉ፣ የግላዊነት ጥበቃዎችን መጣስ ወይም በህግ በሚስጥር እንዲጠበቅ ከተፈለገ።

ብቅለት - የምዝገባ ፓነል ወይም ከፍ ያለ ልዩ መዳረሻ ያለው ሰራተኛ ነው; ለምሳሌ የደህንነት አስተዳዳሪ።

 ማጣቀሻዎች

• የቤተሰብ ትምህርት መብቶች እና ግላዊነት ህግ (FERPA) (20 USC § 1232g፤ 34 CFR ክፍል 99)
• የፋይናንሺያል አገልግሎቶች ዘመናዊነት ሕግ (Gramm-Leach-Bliley Act) (15 USC § 6801 እና ተከታታይ)
• የጤና መድህን ተንቀሳቃሽነት እና ተጠያቂነት ህግ (HIPAA) (የህዝብ ህግ 104-191)

የግምገማ ጊዜ እና ኃላፊነት

CIO ይህንን አሰራር በየአመቱ ይገመግመዋል፣ አስፈላጊ ከሆነም ክለሳዎችን ይመክራል።

አባሪ "ሀ"

የስርዓት መዳረሻ ጥያቄ ቅጾች

የስራ ባልደረባ መዳረሻ

https://myhudson.hccc.edu/ellucian

የመለያ ፈጠራ ጥያቄ ወይም ጥያቄን አሰናክል

https://myhudson.hccc.edu/its

በካቢኔ የጸደቀ፡ ጁላይ 2021
ተዛማጅ ቦርድ ፖሊሲ: ITS

ወደ Policies and Procedures